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代行業者を上手く活用しよう

今はテープ起こしや電話などの業務を代行する業者が増えています。これらの代行業者を上手に活用することで、本来行うべき業務に集中して取り組むことができます。ただ業者の数がたくさんあるので、見ておくべきポイントをしっかりおさえておきましょう。

代行業者選びで見ておくべきポイント

男性と女性

どんな品質を求めているのか

テープ起こし・電話代行業者の数が増えていることから、この業界では過当な競争が強いられています。生き残りをかけて、各社で様々なサービスを提供しているので、それをしっかり比べてみましょう。代行業者選びで重要なのは、自分たちがどのような品質を求めているかという点です。それによって選ぶべき業者が絞られてくるのです。

月額費用の安さをチェックする

やはり代行業者を選ぶときには、月々の費用で比較することになるでしょう。特に事業を立ち上げて月日が浅いと、どれだけのテープ起こし件数・電話件数があるか分かりません。想定ができない以上、コストをできるだけ抑えた無難です。そのため、月額費用ができるだけ安い業者を選んだ方が良いでしょう。

代行業者の体制をチェックする

代行業者に対して品質を求めるのであれば、その会社の体制を知ることはとても重要です。業者の体制をチェックするためには、送られてくる資料がしっかり揃えられているかは重要な判断基準です。料金設定やサービス内容がなど、知りたいことがしっかり記載されているかをチェックしてみましょう。

料金体系が明確であるかをチェックする

テープ起こし・電話代行業者を選ぶときには、料金体制が明確であるかもしっかりチェックしましょう。まずは、基本料金に含まれるサービス内容をしっかり確認します。基本料金が安くてもサービスが充実してないと、サービスを追加するために次々とオプション料金を取られる可能性があるからです。その結果、予想以上にコストが高くなることがあるので注意が必要です。

問い合わせに対してきちんと答えてくれるか

テープ起こし・電話代行業務を業者に依頼する場合、初めてだと分からないことが多いです。良心的な業者であれば、疑問点を質問すればきちんと回答してくれます。逆に質問しても、明確な答えを返してくれない業者は避けた方が無難です。顧客に対して誠実であるか否かは、問い合わせ時の対応で見極めてみましょう。

電話代行業者を利用して獲得チャンスを逃さない!

固定電話

結果的にコスト削減にもなる

テープ起こし・電話代行業務について、業者に依頼することをためらう企業も少なくありません。何故なら、コストがかかることを心配する事業者が多いからです。テープ起こし・電話代行業務を行うスタッフを抱えると人件費だけでなく、その教育にも時間やコストが必要となります。しかし代行業者のスタッフはプロなので、少ない経費で業務をこなすことができます。特に少ないスタッフで業務を回している会社にとっては、代行業者は有効手段であり、結果的にコスト削減につながります。

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